+49 (0) 2041-735 66 00 | WHATSAPP AN 01522-4751656 | BERATUNGSLOKAL: Horster Str. 17, 46236 Bottrop | Newsletter | beratung@digitalwerk.ruhr
Papierloses Büro

Papierlos & Effizient
Arbeiten 

WIR MACHEN IHRE VERWALTUNG DIGITAL

Eine digitale Verwaltung ist schlank ohne doppelte Kopien, übersichtlich, minimiert Fehler und bringt Vorteile in der Kundenbindung. Die Kommunikation im Unternehmen wird durch digitale Prozesse schneller, flexibler und direkter. Von überall kann auf Daten zugegriffen werden und die Berechtigung, ob jemand nur lesen, bearbeiten oder gar keinen Einblick haben soll, wird zentral von einem oder mehreren Verantwortlichen gesteuert.

Was tun wir konkret, damit Ihre Verwaltung digital wird? 

Als Erstes sprechen wir über die Abläufe im Backoffice – Post, E-Mail, Auftragswesen, Rechnungsstellung, Kundenkommunikation, Verträge, Archivierung und was sonst noch bei Ihnen dazu gehört.

Danach verbannen wir Papier und Aktenordner, installieren eine digitale Verwaltung und zeigen Ihnen, wie alles funktioniert. Wenn Sie dazu auch Buchhaltung, Personalwesen und Ihren Online-Auftritt optimieren möchten, haben wir schon alle Voraussetzungen dafür geschaffen und können unkompliziert erweitern.

Wichtig für Sie, eine Digitalisierung dauert nicht lange, ist auch nicht schwierig in der Anwendung, braucht aber seine Zeit, um von allen Beteiligten angenommen zu werden. Da wir in unseren Unternehmensstandorten bereits seit Jahren digital arbeiten, zeigen wir Ihnen unsere erfolgreichsten Wege.

Verschiedene Anforderungen, mehrere Varianten.

Je nachdem, wie Ihr Unternehmen bzw. Büro aufgestellt ist, fangen wir am Anfang an oder optimieren die bereits vorhandene digitale Struktur oder modernisieren auch die technische Infrastruktur. Das Schöne an unserem Konzept ist, dass wir auf allen Betriebssystemen arbeiten können. Ob Microsoft Windows, Apple macOS, iOS oder android – sie alle können miteinander kompatibel sein, wenn die richtigen Anwendungen kombiniert werden. Sie müssen also nicht den Mac gegen einen Windows PC oder umgekehrt tauschen, können iPad, iPhone oder Android-Smartphones verwenden und sind frei in der Wahl Ihres Tablets.

Drei mögliche Varianten auf einen Blick:

  1. Das erprobte Standard-Paket
  2. Das individuelle Digitalkonzept mit bewährten Prozessen 
  3. Digitalkonzept mit technischer Hardware und vorinstallierten Programmen 

Das erprobte Standard-Paket

Wir arbeiten täglich in einer digitalen Verwaltung, haben Software und Hardware auf herkömmliche Bedürfnisse eines Backoffices abgestimmt und die Entwicklung einiger Apps von Anfang an mit Feedbacks unterstützt. Jede Anwendung ist auf Herz und Nieren geprüft und von mehr als 30 MitarbeiterInnen in der Praxis eingesetzt worden. Aktuelle Änderungen und Updates bekommen wir regelmäßig mit, weil das unser tägliches Handwerkszeug ist.

Die Grundlage bildet G Suite für Unternehmen. Das ist unsere Zentrale, in der wir E-Mail-Konten, Apps, Browsererweiterungen, feste Computer und mobile Geräte steuern. Für die Kundenkommunikation bzw. CRM (Customer Relationship) nutzen wir Streak, was projektspezifische Aufgaben- und Terminplanung sowie die lückenlose Dokumentation bietet. Im direkten Kundenkontakt nutzen wir WhatsApp Business.

Um unsere Papierbelege zu digitalisieren nutzen wir einen Hochleistungs-Dokumentenscanner, der sowohl über PC bzw. Mac also auch Tablet bzw. Handy anwählbar ist. Scannen geht so viel schneller und durch die ausgewählte Cloud werden Dokumente auch gleich automatisch in die richtigen Ordner geschoben. Unsere digitalen Aktenordner verwalten wir in der Cloud und mit Evernote. 

Für Verträge haben wir SignEasy eingerichtet, das auch auf allen Tablets installiert ist, so dass Unterschriften direkt vor Ort geleistet und per E-Mail an alle Vertragspartner geschickt werden können.

Die Telefonanlage ist auf Placetel aufgesetzt. Darüber können wir bei Bedarf Umleitungen auf unser eSekretariat oder Smartphones legen, Türen für Lieferdienste öffnen und Telefonkonferenzen abhalten. Ein eFax wird darüber ebenfalls zur Verfügung gestellt.

Datenschutz mit der neuen DSGVO war die größte Herausforderung – und ist bestens gelöst. Sämtliche Risikoeinschätzungen haben wir vorgenommen und automatisierte Abläufe, um die gesetzlichen Bedingungen zu erfüllen. Im Standardpaket ist das Verfahrensverzeichnis mit den entsprechenden Einstellungen zu den Löschfristen enthalten.

Das individuelle Digitalkonzept mit bewährten Prozessen beinhaltet eine genaue Analyse mit persönlichem Gespräch bei Ihnen vor Ort, um festzulegen, welche Strukturen bleiben und welche Prozesse neu eingeführt werden sollen. 

Diese Analyse hat auch Auswirkungen auf die Unternehmenskultur, Führungsstile und Arbeitsmethoden. Digitalisierte Organisationen bieten ein hohes Potential für Kreativität, Innovation und Einsparungen an der richtigen Stelle.

Wir führen verschiedene Teams über unsere digitale Organisation und machen gute Erfahrungen mit Delegation, Mitarbeiterverantwortung, Engagement und Zusammenarbeit. Wir sparen Zeit und Geld, bekommen tolle Feedbacks von unseren MitarbeiterInnen und können schnell auf Veränderungen reagieren. Es geht keine Information unter, die Motivation ist hoch und unsere Kunden schätzen den zusätzlichen Komfort der digitalen Struktur im Unternehmen.

Mit dem individuellen Digitalkonzept greifen Sie auf unsere Erfahrungswerte zu, verkürzen die Lernkurve im eigenen Unternehmen und implementieren das, was Sie wirklich benötigen. Das kann digitale Buchhaltung mit Personal, Rechnungsstellung und Mahnwesen oder Projektmanagement beinhalten. Auf Wunsch richten wir Ihnen auch Schnittstellen zu externen Partnern wie Steuerberater, Zulieferer, Agenturen, eBüros, Telefonsekretariat und Kooperationspartnern ein.

Das Digitalkonzept mit technischer Hardware und vorinstallierten Programmen versorgt Ihr Unternehmen mit allem, was das Herz begehrt. Wenn Sie noch nicht ganz sicher sind, ob und wie Sie in einer digitalen Organisation zurechtkommen, können Sie Geräte wie PC, iMac, Laptops von Acer und Asus, Tablets wie iPad mit Pencil und Surface sowie Smartphones mieten. Wir unterstützen Sie in der Hardware Auswahl mit einem kompletten Digitalkonzept und übernehmen die Installation für Sie. Nach Ablauf der vereinbarten Mietzeit übernehmen Sie die Geräte zu einem Restpreis oder bekommen neue Technik von uns. Der Wechsel vom alten auf das neue Gerät ist Dank Digitalisierung ein Kinderspiel.

papierloses office digitalwerk.ruhr digitalisierung büro
Startseite » Papierloses Office